Koulukuvauksia koskeva sopimus tulee tehdä kirjallisena. Kuvien ostaminen on huoltajille vapaaehtoista. Kuvaamojen tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi hankinnan tekemistä varten julkaistaan joko avoin tarjouspyyntö tai pyydetään kirjallisia tarjouksia kahdelta tai useammalta kuvaamolta. Tarjouspyynnössä tulee mainita, mitä vertailuperusteita kuvaamon valinnassa käytetään.
Koulun puolesta sopimuksen valmisteluun ja tekemiseen osallistuvat henkilöt eivät saa vastaanottaa kuvaamoilta vieraanvaraisuutta, joka ylittää tavanomaisen tason, eivätkä muutoinkaan toimia siten, että heidän puolueettomuutensa vaarantuu. Sopimukseen ei tule sisällyttää koulun henkilökunnalle taikka oppilaille tai heidän huoltajilleen annettavia henkilökohtaisia etuuksia.
Opetushallitus on antanut esi- ja perusopetuksen, lukiokoulutuksen sekä ammatillisen peruskoulutuksen järjestäjille suosituksen koulukuvausten tilaamisesta ja järjestämisestä. Suosituksen tavoitteena on vakiinnuttaa hyviä käytäntöjä ja lisätä kuvausjärjestelyiden avoimuutta sekä varmistaa kuvien laatua ja edullisuutta.