Palaverit ja sähköposti ahmivat liikaa aikaa

Muotoilla voi muutakin kuin näkyviä esineitä. Kuten työviikkoa.

Toimistossa päätteensä ääressä istuva työläinen seuloo sähköpostiaan ja käy välillä muiden kanssa kokoushuoneessa. Palaverissa kuunnellaan ja osallistutaan – ehkä. Huomion voi viedä läppäri tai älykännykän näppäily.

Työviikkoon juurtuneille rutiineille haetaan nyt uutta ja mielekkäämpää muotoa vuoden mittaisella, Idealist Groupin käynnistämällä Redesigning 925 -projektilla.

WDC-vuoden ohjelmaan kuuluvaan hankkeeseen osallistuu kymmenkunta erilaista organisaatiota. 925 tarkoittaa nine to five.

Etenkin tietotyötä tekevillä itse työhön keskittyminen on usein lujilla.

– Sähköposti ja palaverit lohkaisevat ylivoimaisesti eniten työaikaa, sanoo teknologiapalveluyhtiö IBM:n ohjelmistoyksikön johtaja Tommi Varjonen.

Viestejä vyöryy tolkuttomasti. Palavereista uupuu usein teho, vaikka asioiden puimisen työkaverien kanssa pitäisi olla energisoivaa.

– Osa on vain näennäisesti läsnä. Eikä olla varmoja, päätetäänkö jostain asiasta vai ei.

Varjonen heittää, että kaikkien asioiden vakioratkaisu tuntuu silti olevan palaveri.

Hänen johtamansa noin 200 hengen yksikkö osallistuu Redesigning 925 -projektiin.

Sammakko pitää syödä aamulla.”

Tavoitteena on keksiä useita pieniä tapoja kohentaa työpäiviä.

– Korniltakin tuntuvat pienet muutokset voivat lisätä motivaatiota, Pohjakallio toteaa.

Ideoista on koossa jo lähes 130 prototyyppiä. Pohjakallion mukaan projektin kohteena ovat nimenomaan ruohonjuuritason tietotyöläiset, eivät esimerkiksi opettajat tai lääkärit.

Sammakko pitää syödä aamulla, naurahtaa Varjonen.

– Toisin sanoen kun tekee inhottavimmat työt heti, voi lopun päivää taputella itseään selkään.

Hän itse käsittelee sähköpostinsa keskitetysti, vaikka joku ihmettelisikin ettei ole saanut vastausta ”jo puoli tuntia sitten” lähettämäänsä viestiin.

Palaverit ja sähköposti eivät ole paha asia, painottavat Pohjakallio ja Varjonen. Työntekijät kuitenkin uupuvat, jos eivät pääse tekemään päätyötään.

– Siitä seuraa liian vähän työtä, jolla on merkitystä. Työpaikoille tarvitaan enemmän iloa, se kasvattaa tuottavuuttakin, summaa Pohjakallio.

Ensimmäistä kansallista sähköpostinsiivouspäivää vietetään perjantaina 3. helmikuuta.

Haastajana on Redesigning 925 -hanke, johon haastatellut toimistotyöntekijät pelkäävät sähköpostin hallitsevan heitä liikaa. Saapuneet-kansion napakka tyhjentäminen palauttaa kontrollin itselle.